Lämpligaste sättet är att kalla ihop intresserade till ett möte där ni annonserar att föreningen ska bildas. Kallelsen utfärdas av de som har tagit initiativet till bildandet. Alla intresserade ska ha möjlighet att komma till mötet och i princip får man inte stänga ute någon från mötet.

Vid bildandemötet bör närvarolista upprättas. Denna kan också användas som röstlängd i de fall omröstning begärs. Initiativtagarna sköter normalt denna procedur fram tills mötet har valt mötesfunktionärer (mötesordförande, sekreterare och justeringsmän/rösträknare).

Mötesordföranden lotsar deltagarna genom föredragningslistans punkter som bör vara minst följande:

1. Mötets Öppnade.

2. Fastställande av närvarolista/röstlängd

3. Val av mötesordförande

4. Val av protokollsekreterare

5. Val av två protokolljusterare och rösträknare

6. Fastställande av föredragningslista för mötet

7. Fråga om bildande av föreningen (ska den bildas, ja eller nej)

8. Fastställande av stadgar för föreningen. (Föreningens stadgar är ett viktigt dokument, själva grunden för verksamheten. Speciellt viktiga blir de om det uppstår en konflikt. Se därför alltid till att hålla stadgarna aktuella. En stadgemall är i sig inga stadgar utan ska ses som ett underlag för upprättande av föreningarnas egna stadgar. Nya idrottsföreningar som bildas liksom gamla föreningar som ska göra en stadgeöversyn kan använda stadgemallen som utgångspunkt för framtagandet av föreningens egna stadgar.)

9. Fastställande av namn på föreningen - se dokument nedan (namnregler)

10. Beslut om medlemsavgiftens storlek

11. Beslut om föreningen ska ansöka om medlemskap i Svenska Pole & Aerial Förbundet (ja eller nej)

12. Val av styrelse (ordförande samt X antal ledamöter) för tiden fram till och med det första ordinarie årsmötet.

13. Mötets avslutande.

När mötet har avverkat samtliga punkter på föredragningslistan är föreningen bildad. För att man ska vara säker på att det har gått rätt till är det viktigt att skriva ett protokoll. Av protokollet ska framgå vilka som varit närvarande samt vilka beslut som har fattats. Närvarolista och stadgar bör biläggas originalprotokollet. Självklart ska det av protokollet också framgå vilka som har valts att ingå i föreningens styrelse.

På detta möte samlas de personer som valts in i styrelsen för att bestämma vilka roller alla har och vem som ska vara firmatecknare (oftast är det kassören). 

Ett organisationsnummer krävs t.ex. om ni vill ha ett bankkonto, hyra lokal eller ansöka om bidrag. Organisationsnummer ansöker man hos Skatteverket tillsammans med blanketten ’Ansökan om organisationsnummer (SKV 8400). 

Följande dokument mailas in till förbundet via info@svenskpoleochaerial.se

• Föreningens stadgar (fastställda genom bildandemöte)

• Underskrivet protokoll från bildandemöte enligt dagordningen i punkt 5 "Dags för bildandemöte av föreningen"

• Underskrivet protokoll från konstituerande möte

• Kopia på ansökan till Skatteverket

Ansökan gås igenom och godkänns om ovan är iordning (annars kommer det efterfrågas komplettering)

När ansökan är komplett skickar SPFB ett välkomstmail till föreningen med matnyttig information.

LYCKA TILL!